European privacy laws (GDPR) require websites to clearly explain what data they collect, how, and why. (You too, Project SSMW) This privacy notice explains in clear terms what data we collect, how we use it, and what your rights are. It is based on the official guidelines from the European Union. You can find more general information about the GDPR here.

The privacy notice is available in English, Dutch and French.

Nederlandse versie

1. Wie zijn wij?

Zie de legal pagina voor details over de vereniging.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Identificatiegegevens

Naam, voornaam, promotie en faculteit

Contactgegevens

E-mailadres, telefoonnummer (optioneel)

Technische gegevens

IP-adres, apparaat en browser

Betaalinformatie

Transactiedetails zoals tijdstip, naam van de rekeninghouder, bedrag en referentie.

3. Hoe verzamelen we die gegevens?

Websites verzamelen automatisch data over IP-adres, browser, apparaat, resolutie,... juist zoals de onze. De andere data die we gebruiken is data die u zelf invult via het inschrijvingsformulier of via uw betaling.

4. Hoe gebruiken we uw data ?

De gegevens op het inschrijvingsformulier zijn noodzakelijk om de identificatie goed te kunnen laten verlopen wanneer Bal Popo plaatsvindt. IP-adres met benaderde locatie wordt enkel gebruikt om statistieken over de website bij te kunnen houden en om te kunnen controleren of een inschrijving legitiem is.

5. Hoe slaan we uw gegevens op?

De data wordt enkel opgeslagen op onze server die zich op de KMS bevindt. Alle data zal ten laatste één maand na het bal verwijderd worden (15/03/2026), en minstens opgeslagen worden tot aan het bal (14/02/2026).

6. Hoe is uw data beschermd?

Uw contactgegevens (emailadres en eventueel telefoonnummer) worden verborgen opgeslagen. De sleutel wordt niet gedeeld buiten het organisatorisch comité van het bal. Enkel uw identificatiegegevens worden zonder codering opgeslagen om de eenvoudige reden dat wij u zo alsnog vlot toegang kunnen geven tot het bal als uw opslagapparaat met uw QR code ineens zou ophouden met naar behoren te functioneren. De fysieke veiligheid van de server wordt gegarandeerd door de S2 van de KMS, in samenwerking met G4S. Omdat wij zo'n dergelijk groot vertrouwen hebben in de veiligheidsofficier, is het ons inziens onnodig om uw data volledig te encrypteren.

7. Welke rechten heeft u?

Als u zinnens bent uw rechten ten volle uit te oefenen, gelieve u te wenden tot de contactpagina van de website en ons zo een mailtje te sturen. Wij hebben maximaal 30 dagen om u van antwoord te voorzien. Het overzicht en inspiratiebron voor deze lijst van uw rechten als gebruiker vindt u op de website van de Belgische gegevensbechermingsautoriteit.

Recht om je gegevens in te kijken

U heeft het recht om uw opgeslagen gegevens op te vragen.

Recht om je gegevens aan te passen

U heeft het recht om uw persoonlijke gegevens aan te vullen of te verbeteren als u van mening bent dat er foute info werd opgeslagen.

Recht om je gegevens te laten wissen

U heeft het recht de info die we van u hebben opgeslagen, te laten verwijderen. Hou er rekening mee dat uw inschrijving in dit geval in het gedrang kan komen en een terugbetaling van uw ticket niet gegarandeerd is.

Recht om de verwerking te beperken

U hebt het recht om te vragen dat uw data slechts beperkt verwerkt wordt. Hiervoor moet uw situatie voldoen aan een van 3 gevallen, die u vindt op de website van de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit.

Recht om je te verzetten tegen de verwerking van je persoonsgegevens en tegen automatische beslissingen

U hebt het recht om te vragen dat we uw data helemaal niet verwerken. Houd er ook in dit geval rekening mee dat uw inschrijving voor het bal in het gedrang kan komen.

Recht om je gegevens over te zetten

U mag eisen dat we uw opgeslagen gegevens overbrengen aan een ander bedrijf, vereniging, organisatie of persoon.

Recht om je toestemming in te trekken

U mag -zonder verdere uitleg- uw toestemming voor gegevensverwerking intrekken.

8. Cookies 🍪

Deze website maakt geen gebruik van koekjes.

9. Links naar andere sites

Dit privacybeleid is enkel van toepassing op deze website, niet op de websites waar u naar doorverwezen kan worden vanaf de onze.

10. Wijzigingen

Wijzigingen in ons privacybeleid zullen niet gecommuniceerd worden tenzij u ons via de contactpagina duidelijk maakt dat u dat wel wil. Deze versie van het beleid dateert van 18/08/2025.

11. Hoe ons te bereiken?

Via de contactpagina van de website. Als u binnen 30 dagen geen antwoord ontvangt, kunt u contact opnemen via: ben.vansteendam@mil.be of henrik.vanovervelt@mil.be.

Hoe de toezichthoudende gegevensbechermingsautoriteit bereiken?

Enkel bij ernstige klachten: bemiddeling aanvragen of klacht indienen. Misbruik van dit kanaal kan negatieve gevolgen hebben voor onze vereniging en vlekkeloze reputatie op de KMS.

English version

1. Who are we?

See the legal page for details about the association.

2. What personal data do we collect?

Identification data

Name, first name, promotion, and faculty

Contact data

Email address, phone number (optional)

Technical data

IP address, device and browser

Payment data

Transaction details such as timestamp, account holder’s name, and amount

3. How do we collect this data?

Some data is collected automatically when you visit the website (e.g., IP address, browser, resolution). Other data is submitted manually via our registration form.

4. How do we use your data?

Registration data is needed to properly identify you at the event. IP and location data is used for analytics and to prevent fraudulent registrations.

5. How do we store your data?

All data is stored securely on our server at KMS. It will be deleted at the latest one month after the ball (by 15/03/2026), and kept at least until the event (14/02/2026).

6. How is your data protected?

Your contact details (email address and optionally phone number) are stored in an obfuscated manner. The key is not shared outside the organizing committee of the ball. Only your identification data is stored without encryption, for the simple reason that this allows us to grant you smooth access to the ball in case your device containing the QR code suddenly stops functioning properly. The physical security of the server is guaranteed by the RMA's S2, in cooperation with G4S. Because of the high level of trust we place in the security officer, we consider it unnecessary to fully encrypt your data.

7. What are your rights?

To exercise your rights, contact us via the contact page. We will respond within 30 days. An overview of your rights can be found on the Belgian Data Protection Authority.

Right to access

You may request access to your stored data.

Right to rectification

You may ask to correct or complete inaccurate data.

Right to erasure

You may request data deletion, though this may impact your registration.

Right to restriction of processing

You may ask to restrict processing if your situation meets specific conditions.

Right to object

You may object to data processing, which may impact your registration.

Right to data portability

You may request to transfer your data to another entity.

Right to withdraw consent

You may withdraw your consent at any time.

8. Cookies 🍪

This website does not use cookies.

9. Links to other sites

This policy only applies to our website, not to linked sites.

10. Changes

This policy was last updated on 18/08/2025. Changes will not be notified unless requested via the contact page.

11. How to contact us?

Use the contact page. If no reply within 30 days, write to ben.vansteendam@mil.be or henrik.vanovervelt@mil.be.

How to reach the supervisory authority?

Only for serious complaints: request mediation or file a complaint. Misuse of this channel may have negative consequences for our association and for our spotless reputation at the RMA.

Version française

1. Qui sommes-nous ?

Voir la page mentions légales pour plus de détails concernant l’association.

2. Quelles données personnelles collectons-nous ?

Données d’identification

Nom, prénom, promotion et faculté

Données de contact

Adresse e-mail, numéro de téléphone (optionnel)

Données techniques

Adresse IP, appareil, navigateur

Données de paiement

Détails des transactions : heure, nom du titulaire du compte, montant

3. Comment collectons-nous vos données ?

Certaines données sont collectées automatiquement via le site (IP, navigateur, etc.). D'autres sont fournies par vous via le formulaire d’inscription.

4. Comment utilisons-nous vos données ?

Les données d’inscription sont nécessaires pour l’identification lors du bal. L’adresse IP est utilisée à des fins statistiques et pour vérifier les inscriptions frauduleuses.

5. Comment stockons-nous vos données ?

Toutes les données sont stockées sur notre serveur à la KMS. Elles seront supprimées au plus tard le 15/03/2026 et conservées au moins jusqu’au bal (14/02/2026).

6. Comment protégeons-nous vos données ?

Vos coordonnées de contact (adresse e-mail et éventuellement numéro de téléphone) sont stockées de manière protégée. La clé n’est pas partagée en dehors du comité d’organisation du bal. Seules vos données d’identification sont conservées sans chiffrement, pour la simple raison que cela nous permet de vous donner rapidement accès au bal au cas où votre appareil contenant le QR code cesserait soudainement de fonctionner correctement. La sécurité physique du serveur est garantie par le S2 de l'ERM, en collaboration avec G4S. Étant donné la grande confiance que nous accordons à l’officier de sécurité, nous considérons qu’il n’est pas nécessaire de chiffrer entièrement vos données.

7. Quels sont vos droits ?

Pour exercer vos droits, contactez-nous via la page de contact. Nous avons 30 jours pour vous répondre. Vos droits sont expliqués sur le site de l’Autorité de protection des données.

Droit d’accès

Vous pouvez demander une copie de vos données personnelles.

Droit de rectification

Vous pouvez corriger des données inexactes ou incomplètes.

Droit à l’effacement

Vous pouvez demander la suppression de vos données. Cela pourrait annuler votre inscription.

Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez limiter le traitement dans certains cas précisés par la loi.

Droit d’opposition

Vous pouvez vous opposer au traitement. Cela pourrait affecter votre inscription.

Droit à la portabilité

Vous pouvez demander le transfert de vos données à une autre entité.

Droit de retirer votre consentement

Vous pouvez retirer votre consentement sans justification.

8. Cookies 🍪

Ce site n’utilise pas de cookies.

9. Liens vers d’autres sites

Cette politique ne s’applique qu’à notre site, pas aux liens externes.

10. Modifications

Ce texte est daté du 18/08/2025. Les modifications ne seront envoyées que sur demande via la page de contact.

11. Nous contacter

Via la page de contact. En cas de non-réponse sous 30 jours, contactez ben.vansteendam@mil.be ou henrik.vanovervelt@mil.be.

Contacter l’autorité de protection des données

En cas de plainte grave : porter plainte ou demander une médiation. Un usage abusif de ce canal peut avoir des conséquences négatives pour notre association et pour notre réputation irréprochable à l'ERM.